معرفي فرستنده و دريافت‌كننده (مخاطبين نامه‌ها) تعريف پرسنل شركت جهت ارجاع و جابجايي نامه بين آنها تعريف و انتخاب محل هاي بايگاني براي دسته‌بندي و سرعت دسترسي به نامه‌ها. تعريف و انتخاب وضعيت نامه‌ها شامل : در دست اقدام ، اقدام شده ، بايگاني شد و ... . دسته‌بندي نامه‌ها از لحاظ اهميت امنيت ( عادي ، محرمانه و خيلي محرمانه ) تعريف جملات دستوري كوتاه (پاراف) جهت جلوگيري از تايپ مكرر آنها. معرفي نوع دريافت و يا ارسال نامه‌ها. ثبت نامه هاي وارده و صادره خارجي با مشخصات نامه شامل : نوع دريافت ، وضعيت نامه و ... اسكن نامه و مدارك پيوست همزمان با ثبت نامه ثبت قرار ملاقات ها بهمراه زمان شروع پيام و ... . ثبت اطلاعات تلفن ، ايميل ، وب سايت و آدرس اعم از شخصي يا عمومي ثبت مكاتبات داخلي در سيستم بمنظور جلوگيري از رد و بدل شدن مكاتبات در واحدها دفتر انديكاتورعمومي و خاص. دفتر انديكاتور از مكاتبات داخلي سيستم بمنظور نگهداري در سوابق گزارش از نامه هاي وارده هر يك از كاربران سيستم جهت رويت و ... . ايجاد صندوق پستي براي هر كاربر و ارسال نامه هاي هر يك از كاربران در صندوق پستي آن توسط سيستم گزارش از مكاتبات خارجي جهت مرور و پيگيري آنها گزارش از تلفن هاي ثبت شده در سيستم و امكان جستجوي سريع و شماره گيري توسط سيستم گزارش از قرارملاقات هاي هر كاربر و پيغام متن ملاقات به همراه پخش موزيك انتخابي وجود ارتباط بين كاربران سيستم و امكان فرستادن پيغام از يك ايستگاه به ايستگاه ديگر. ارسال پيام بر روي سيستم زماني كه كاربر نامه داشته باشد يا قرار ملاقاتي رسيده باشد .