همکاری هوشمند‌تر PowerPoint ،Word و OneNote 2016 همگی قابلیت نویسندگی مشترک را دارا هستند و نویسندگان متعدد می‌توانند محتوایی که بر روی OneDrive for Business ،OneDrive و SharePoint Online میزبانی می‌گردد را مشاهده و ویرایش کنند. حتی Word از تایپ در زمان زنده نیز پشتیبانی می‌کند و دو یا چند نویسنده می‌توانند یک فایل را در لحظه ویرایش کنند و حتی حرکات نشان‌گر کیبورد یک‌دیگر را نیز مشاهده کنند. همچنین این قابلیت در آفیس آنلاین و برخی از اپ‌های موبایلی نیز وجود دارد و مایکروسافت وعده‌ی آن را داده است که به زودی PowerPoint و Excel و همچنین اپ‌های موبایلی آفیس بر روی تبلت‌های ویندوز نیز به این قابلیت مجهز خواهند شد. به من بگو! هنگامی که مایکروسافت برای اولین بار ظاهر روبان را به آفیس ۲۰۰۷ اضافه کرد، هدفش کمک به کاربران جهت یافتن آسان‌تر دستورات و قسمت‌های مختلف بود تا کاربران از منوهای متعدد موجود در نسخه‌های قبلی خلاصی یابند. این موضوع موفقیت‌آمیز بود اما بسیاری از کاربران همچنان نمی‌توانستند برخی از دستورات را بیابند. در نتیجه قابلیت جدید Tell Me در آفیس ۲۰۱۶ به کمک این کاربران آمده است تا یافتن دستورات آسان‌تر شود. Tell ME همانند یک قسمت جستجو در بالای Outlook ،PowerPoint ،Excel ،Word و Access قرار دارد. اگر در جستجوی یک قابلیت هستید اما نمی‌دانید که در کجا قرار گرفته است کافی است آن را از Tell Me بپرسید. جستجوی هوشمند قابلیت Smart Lookup که در PowerPoint ،Excel ،Word و Outlook وجود دارد به دانش‌آموزان، دانشجویان و تمامی افرادی که در حال نوشتن هستند و نیاز به یک تحقیق سریع دارند بسیار کمک می‌کند. در نتیجه اگر هنگام نوشتن یک متن به یک عبارت برخوردید که مایل به جستجو و تحقیق پیرامون آن هستید دیگر نیازی نیست مرورگر خود را باز کنید و در موتورهای جستجو به دنبال آن عبارت بگردید. بلکه می‌توانید درون خود اپلیکیشن این کار را انجام دهید و پاسخ بگیرید. پیشرفت‌های Outlook بسیاری از افرادی که روزانه با اطلاعات سروکار دارند عملاً در Outlook زندگی می‌کنند. اما در Outlook 2016 بهبودهایی به چشم می‌خورد که می‌تواند این اپ مهم را بیش از پیش حیاتی کند. Outlook 2016 از فایل‌های ضمیمه‌ی مدرن پشتیبانی می‌کند که این موضوع مشابه با کارکرد Outlook.com و نسخه‌ی آنلاین Outlook در آفیس ۳۶۵ است. شما می‌توانید به آسانی فایل‌های ذخیره‌شده در OneDrive for Business ،OneDrive و SharePoint Online را طور یکپارچه به اشتراک‌ بگذارید اما به جای این که آن‌ها را از طریق ایمیل ارسال شوند، هر دریافت‌کننده می‌تواند با فایل اصلی در فضای ابری کار کند. این موضوع یک پیشرفت واقعی در بهره‌وری تیمی محسوب می‌شود. ضمیمه کردن فایل‌ها به طور سنتی در یک کار تیمی، منجر به تولید چندین و چند فایل مشابه و پیچیده‌تر شدن کار می‌گردد. Outlook همچنین از قابلیت Clutter مشابه Outlook.com و نسخه‌ی آنلاین Outlook بهره می‌برد. به جای فیلتر کردن ایمیل‌ها به حالت سنتی، Clutter به عنوان یک سیستم هوشمند یادگیرنده، از نحوه‌ی مدیریت ایمیل‌ها توسط شما در طول زمان تجربه کسب می‌کند و به طور هوشمند و خودکار ایمیل‌‌های بعدی‌تان را فیلتر می‌کند و آن چیزی که شما دوست دارید ببینید را سفارشی‌سازی می‌کند. Clutter به واقع یک دستیار هوشمند شما در مدیریت ایمیل‌تان محسوب می‌شود. البته اگر تمایلی به فعال بودن Clutter ندارید می‌توانید آن را غیرفعال کنید. Outlook 2016 همچنین امکان دسترسی به گروه‌های افیس ۳۶۵ را نیز فراهم می‌سازد. در نتیجه شما می‌توانید تیم‌های عمومی یا خصوصی خود را بسازید که هر کدام دارای صندوق پیام‌، تقویم، فضای ابری و یادداشت اشتراکی است. پیشرفت‌های Excel اگر از کاربران دائمی Excel هستید قطعاً ۶ نوع نمودار جدید موجود در Excel 2016 برای‌تان جذاب خواهد بود: نمودارهای آبشاری، هیستوگرام، جعبه‌ و شارب، پارتو، نقشه‌ی درختی و پرتوی خورشید. پیش‌بینی می‌شود نموداری که بیشترین استقبال را به همراه داشته باشد نمودار آبشاری باشد که از از آیتم‌های خطی برای ارائه‌ی داده از یک راه بسیاری کاربردی استفاده می‌کند. Excel 2016 همچنین از قابلیت پیش‌بینی با یک کلیک نیز بهره می‌برد و شما می‌توانید مواردی نظیر فروش آینده، الزامات موجودی، روند مصرف و نظایر آن را به آسانی پیش‌بینی کنید. پیشرفت‌های Skype for Business Skype for Business از قرارهای ملاقات، ویدیو کنفرانس‌های HD و به اشتراک‌گذاری دسکتاپ بهره می‌برد. در نتیجه کاربرانی که از نظر فیزیکی از یک‌دیگر دور هستند همچنان می‌توانند با همکاران خود همکاری کنند. Skype for Business همچنین با تمامی اپلیکیشن‌های دسکتاپی آفیس سازگاری دارد. در نتیجه شما می‌توانید از طریق پیام متنی، به‌اشتراک‌گذاری صفحه‌ی نمایش و گفتگوی صوتی و ویدیویی بر روی فایل‌ها با همکاران خود کار کنید. این قابلیت در آینده به آفیس آنلاین نیز اضافه خواهد شد. ویژگی‌های تجاری Office 365 تمامی مواردی که در این متن به آن‌ها اشاره شده است در Office 2016 در دسترس است، با ذکر این نکته که SharePoint Online ،OneDrive for Business و Skype for Business نیازمند حساب تجاری آفیس ۳۶۵ هستند. دارندگان این حساب‌های کاربری از ویژگی‌های منحصربه‌فرد دیگری نیز بهره خواهند برد که برخی از آن‌ها به واقع جزئی از آفیس ۲۰۱۶ نیستند اما در حین استفاده کاربران از آفیس ۲۰۱۶ برای آن‌ها فعال می‌گردند. به عنوان مثال، اپلیکیشن تحت وب Delve برای کار با گروه‌های آفیس ۳۶۵ و فیلترینگ آن‌ها در دسترس است. Delve امکان دسترسی به منابع مختلف اطلاعاتی آفیس ۳۶۵ را فراهم می‌سازد. در نتیجه شما می‌توانید افراد، فایل‌ها و دیگر اطلاعاتی که برای‌تان مهم است را بیابید. ‌اپلیکیشن تحت وب Planner نیز به تیم‌های کاری جهت مدیریت فعالیت‌ها و مایل‌استون‌ها کمک می‌کند. شما می‌توانید وظایف و مایل‌استون‌های هر یک را به طور مجزا تعریف کنید، وظایف را گروه‌بندی کنید و پیشرفت کاری خود را با استفاده از نمودارهای پویا مشاهده کنید. اپلیکیشن جدیدی نیز به نام GigJam برای کاربران آفیس ۳۶۵ در راه است که در سال ۲۰۱۶ منتشر می‌شود. GigJam راه جدیدی برای تیم‌های کاری جهت انجام وظایف خود از طریق تبدیل فرایندهای تجاری با شکستن موانع میان دستگاه‌ها، اپ‌ها و افراد را فراهم می‌سازد. Sway نیز با وجود این که اپلیکیشن جدیدی نیست اما بخش دیگری از روند روبه‌رشد مزیت‌های تجاری آفیس ۳۶۵ را فراهم می‌سازد و مثال روشنی است از این که مایکروسافت هنگامی که بحث بهره‌وری مطرح است فراتر از جعبه‌ی سنتی می‌اندیشد. Sway به عنوان یک اپلیکیشن تحت وب به کاربران اجازه می‌دهد با ترکیب کردن متون و تصاویر، یک ارائه ایجاد کنند. مشترکین تجاری آفیس ۳۶۵ همین‌طور می‌توانند از مزیت‌‌های جدید و بهبودیافته‌ی امنیتی نظیر جلوگیری از حذف داده‌ها در Excel ،PowerPoint ،Word و Outlook و همچنین احراز هویت چندفاکتوری بهره ببرند. دسترسی و قیمت آفیس ۲۰۱۶ در حال حاضر برای مشترکین تجاری، خانگی و شخصی آفیس ۳۶۵ در دسترس است و این کاربران می‌‌توانند این بسته را دانلود کرده و نصب نمایند. مزایای استفاده از نسخه اصلی محصولات مایکروسافت: پایداری بیشتر در مقایسه با نسخههای جعلی امنیت بیشتر در مقابل بدافزارها و حملات امکان دریافت بهروز رسانی ها به صورت واقعی پشتیبانی مایکروسافت امکان استفاده همیشگی از جواز ویندوز دریافت نرم افزارهای کاربردی از مایکروسافت که نیاز به ویندوز اصل (Windows Genuine) دارند توانایی تشخیص و عیب یابی به وسیله مرکز اعمال Action Center بدون نیاز به تعویضهای مکرر سیستم عامل نسبت به نمونه کپی افزایش کارایی و سرعت رایانه